AI back office systém pro finance a operations tým

Faktura přijde e-mailem, schválení zůstane v chatu a účetní hledá platbu v bance. Další systém pomůže, pokud tyto kroky propojí do dohledatelného postupu.

Když firma žádá ERP, nejprve zjišťujeme, co potřebuje řídit. Back office pro dokumenty a finance má jiný rozsah než sklad nebo výroba. O vhodnosti nerozhodne samotný název produktu.

Projděte cestu jednoho dokladu

Zaznamenejte, odkud faktura přišla, kdo ji zkontroloval a kam se mají zapsat údaje. K dokumentu patří dodavatel i stav schválení. Platbu je potřeba spojit s příslušným dokladem a nejistou shodu ponechat viditelnou člověku.

Společný přehled nemusí nahradit všechny existující systémy. Pokud účetnictví funguje, pracovní vrstva může připravovat podklady a předávat je dohodnutým rozhraním. Nejdřív ověřte dostupnost integrace a vlastnictví dat.

AI pomáhá číst nejednotné vstupy

Z PDF může AI navrhnout hodnoty polí. Součty, povinné údaje a duplicity kontrolujte přesnými pravidly. Člověk potřebuje vidět původní doklad vedle návrhu, který schvaluje.

Podobně lze pracovat s timesheety nebo interními výkazy. Podstatný je další krok. Samotná extrakce neurčí, kdo dokument schválí ani jak se opraví chybný zápis.

Do pilotu započítejte kontrolu

Vyberte jeden typ dokumentu a vzorek s běžnými výjimkami. Před zkouškou změřte čas ručního zpracování a počet oprav. V novém postupu započítejte čtení návrhů, párování i případy vrácené člověku.

Vedení má vidět stav procesu a odpovědnou osobu u nedokončeného kroku. Počet automaticky zpracovaných dokumentů nestačí, pokud chyby pokračují do účetnictví nebo se schvalování jen přesune do další schránky.

Co ukazujeme v MojaFirma

MojaFirma je náš produkt v aktivním vývoji. Ukázky zpracování dokumentů používají syntetická data. Představují postup práce, nikoli naměřenou úsporu klienta nebo důkaz správnosti na vašich dokladech.

Na demu porovnáváme vaši každodenní práci s dostupným postupem. Teprve potom lze vymezit pilot. Odlišná obchodní logika nebo propojení více interních systémů mohou vyžadovat software na míru.

Na úvodní rozhovor přineste anonymizovaný doklad a popis toho, kdo jej dnes zpracovává. Konkrétní případ poskytne lepší podklad než obecný požadavek na nové ERP.