ViDA je tady. Co se mění pro vaše faktury, ERP a účetnictví

Pokud vaše firma posílá faktury jako PDF v e-mailu, tohle se vás týká. Evropská unie přijala 11. března 2025 balík pravidel s názvem VAT in the Digital Age, zkráceně ViDA. Od 14. dubna 2025 mohou členské státy vyžadovat od firem elektronickou fakturaci ve strukturovaném formátu. Ne PDF. Ne sken papírové faktury. Strojově čitelný soubor, který váš systém dokáže zpracovat, aniž by ho někdo musel ručně přepisovat.

Pro většinu slovenských firem to zatím není povinné. Ale směr je jasný a termíny jsou konkrétní.

Co se reálně mění

ViDA zavádí tři věci, které se dotknou každé firmy obchodující přes hranice EU:

Strukturovaná e-fakturace. Faktura přestává být dokument, který si někdo otevře a přečte. Stává se datovou zprávou v definovaném formátu (typicky UBL nebo CII), kterou systémy posílají a přijímají automaticky. Cílem je odstranit ruční zpracování. V praxi to znamená, že firma nebude moci poslat odběrateli PDF a tvrdit, že je to e-faktura. Formát bude muset splňovat evropskou normu EN 16931, jinak ho přijímající strana jednoduše odmítne.

Digitální reporting DPH. Členské státy budou moci vyžadovat, aby firmy odesílaly údaje z faktur přímo finančnímu úřadu, v reálném čase nebo s krátkým zpožděním. Slovensko zatím přesný model nezveřejnilo, ale sousední země (Polsko s KSeF, Maďarsko s RTIR) už v tomto režimu fungují. Itálie povinnou e-fakturaci zavedla už v roce 2019 a za první dva roky zaznamenala pokles mezery DPH o několik miliard eur. Právě taková čísla motivují ostatní země k rychlé implementaci.

Změny pro OSS a IOSS. Od ledna 2027 se mění pravidla pro One Stop Shop a Import One Stop Shop. Firmy prodávající zboží nebo digitální služby koncovým zákazníkům v jiných zemích EU budou muset přizpůsobit fakturační a reportovací procesy novým požadavkům. Týká se to především e-shopů, SaaS firem a poskytovatelů digitálního obsahu.

Co to znamená pro váš ERP

Tady se to komplikuje. Většina ERP systémů na Slovensku generuje faktury ve formátu PDF nebo ISDOC. Přechod na strukturovanou e-fakturaci vyžaduje změny na několika úrovních:

Formát faktury. Systém musí generovat XML ve standardu UBL 2.1 nebo EN 16931. Nestačí přidat export. Struktura dat musí obsahovat povinná pole (identifikátor schématu, kódy zemí, kategorie DPH), která mnohé systémy dnes nesbírají. Většina slovenských faktur dnes například neobsahuje Buyer Reference ani Order Reference, přestože ve strukturovaném formátu jsou to běžná pole.

Validace před odesláním. Strukturovaná faktura prochází automatickou validací. Pokud chybí povinný údaj nebo je v nesprávném formátu, faktura je zamítnuta. To si vyžaduje validační logiku přímo v ERP, ne až v účetním systému. Validace musí pokrývat formální správnost XML i obchodní pravidla. Například to, že celková částka odpovídá součtu řádků a DPH.

Napojení na schvalovací proces. Pokud máte schvalování faktur přes e-mail nebo sdílenou složku, budete muset tento tok digitalizovat. Systém musí zaznamenat, kdo fakturu schválil a kdy, protože tyto údaje se stávají součástí auditní stopy. U firem s více schvalovacími úrovněmi (například vedoucí oddělení, finanční ředitel, jednatel) to vyžaduje definování workflow s jasnými rolemi a lhůtami.

Archivace. Elektronická faktura se musí archivovat v původním formátu po dobu vyžadovanou zákonem (na Slovensku 10 let). PDF kopie nestačí. Archiv musí uchovávat XML soubor spolu s metadaty. Firmy, které dnes archivují faktury v papírové podobě nebo jako skeny, budou muset vybudovat digitální archiv se zaručenou integritou dat.

Platební napojení. Pokud váš ERP generuje platební příkazy, ty se musí sladit s e-fakturou. Reference na fakturách, variabilní symboly a identifikátory se budou muset mapovat na strukturovaná pole. Banky postupně přecházejí na formát platebních zpráv ISO 20022 a propojení mezi fakturou a platbou bude muset fungovat automaticky.

Časová osa

• V březnu 2025 přijala Rada EU ViDA.
• Od dubna 2025 mohou členské státy zavést povinnou e-fakturaci pro domácí transakce.
• Od ledna 2027 platí nová pravidla pro přeshraniční reporting a upřesnění OSS/IOSS.
• Od července 2030 je povinný reporting DPH pro přeshraniční transakce v celé EU.

Slovensko zatím nestanovilo vlastní harmonogram implementace. Ministerstvo financí avizovalo veřejnou konzultaci, ale termín nebyl zveřejněn. Firmy, které čekají na zákon, budou mít méně času na úpravy systémů. Zkušenosti z Itálie a Polska ukazují, že reálná implementace trvá firmám 12 až 18 měsíců, v závislosti na složitosti jejich systémů.

Účetní procesy, které se změní

Přechod na e-fakturaci není jen IT projekt. Mění procesy v celé firmě.

Účetní, kteří dnes přepisují údaje z přijatých faktur do systému, budou dostávat strukturovaná data přímo. To sníží chybovost, ale vyžaduje kontrolní mechanismy pro automatický import. Tedy párování s objednávkou, kontrolu duplicit a detekci nestandardních položek. Pokud dnes někdo ručně kontroluje každou fakturu před zaúčtováním, bude potřeba přesunout tuto kontrolu do systému a definovat výjimky, které vyžadují lidský zásah.

Schvalování faktur se bude muset dít v systému, ne přes e-mail. Firmy budou potřebovat definované workflow s rolemi, lhůtami a eskalací. V menších firmách, kde schvaluje jedna osoba, to může být jednoduché. U firem s obratem nad milion eur a více odděleními to vyžaduje pečlivý návrh procesů.

Měsíční uzávěrky DPH budou vycházet z dat, která systém odeslal finančnímu úřadu průběžně. Nesoulad mezi odeslanými a přiznanými údaji bude vidět okamžitě. Mění to i role v účetním týmu. Místo měsíčního "sbírání" faktur půjde o průběžnou kontrolu automaticky zpracovaných dat.

Dopady na menší firmy

ViDA se často prezentuje jako téma pro velké korporace s tisíci fakturami měsíčně. Ale dopady pocítí i malé a střední firmy, jen v jiné podobě.

Firma s 50 odchozími fakturami měsíčně si pravděpodobně vystačí s modulem ve stávajícím účetním softwaru. Ale i tento modul musí umět generovat správný formát. Pokud používáte účetní program, který ViDA nepodporuje, budete muset přejít na jiný. A migrace účetních dat není nic, co chcete dělat pod tlakem termínu.

U živnostníků a mikrofirem se dá očekávat, že finanční správa poskytne zjednodušené rozhraní nebo bezplatnou aplikaci, jako to udělala Itálie se systémem SDI. Ale i v tom případě musíte rozumět tomu, jaká data systém vyžaduje a odkud je vzít.

Co s tím dělat teď

Nečekejte na zákon. Zmapujte si, jak dnes vypadá vaše fakturační cesta od vystavení po zaúčtování. Najděte místa, kde se údaje přepisují ručně, kde se používají nestrukturované formáty, kde chybí automatická validace. Spočítejte si, kolik faktur měsíčně zpracováváte a kolik času tráví tým jejich ručním zpracováním.

Pokud plánujete upgrade ERP nebo účetního systému, zahrňte do požadavků podporu pro UBL/EN 16931 a API pro příjem e-faktur. Pokud máte vlastní software, začněte s analýzou datového modelu faktur. Ověřte si, jestli váš systém umí generovat XML, validovat ho a archivovat ve správném formátu.

Firmy, které se na ViDA připraví dříve, budou mít méně stresu, až Slovensko zveřejní svůj harmonogram. A pokud uvažujete o financování přes granty, podívejte se na přehled aktuálních grantů na digitalizaci.

Potřebujete se podívat na to, jak vaše systémy zvládnou přechod na e-fakturaci? Ozvěte se, projdeme si to spolu.