Instant Payments in der EU: Was sich für Zahlungsabgleich und Cashflow ändert

Montagmorgen. Die Buchhalterin öffnet den Kontoauszug und beginnt mit dem Abgleich der Zahlungen. 340 eingehende Transaktionen über das Wochenende. Bei 280 stimmen Referenz und Betrag überein. Die restlichen 60 erfordern manuelle Arbeit. Eine Zahlung kam ohne jede Referenz. Drei weichen um ein paar Cent ab. Sieben kamen von einem anderen Konto als dem auf der Rechnung. Das dauert bis zum Mittag. Jeden Montag.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt: Die nächsten zwei Jahre bringen Änderungen, die diesen Prozess entweder deutlich vereinfachen oder verkomplizieren können. Es hängt davon ab, ob Sie sich vorbereiten.

Was sich auf der regulatorischen Seite ändert

Die EU hat im Februar 2024 die Instant Payments Regulation verabschiedet. Das ist keine Richtlinie, die jedes Land in seinem eigenen Tempo umsetzt. Es ist eine unmittelbar geltende Verordnung mit konkreten Fristen.

Für die Eurozone sind die Meilensteine bereits da. Bis zum 9. Januar 2025 mussten Banken Echtzeitzahlungen empfangen können. Bis zum 9. Oktober 2025 müssen sie diese auch senden können. Ab Herbst 2025 muss jede Bank in der Eurozone SEPA Instant Credit Transfers als Standard verarbeiten. Nicht als Premiumprodukt mit Zusatzgebühren. Die Gebühr für eine Echtzeitzahlung darf nicht höher sein als die für eine normale Überweisung.

Für Länder außerhalb der Eurozone (Tschechien, Polen, Ungarn) kommen die Fristen zwei Jahre später: Januar und Juli 2027. Unternehmen, die sowohl in der Eurozone als auch in Nicht-Euro-Ländern handeln, werden beide Wellen spüren.

Verification of Payee, eine neue Ebene vor jeder Zahlung

Die Verordnung führt außerdem eine Pflicht ein, die den meisten Unternehmen noch nicht bewusst ist. Sie heißt Verification of Payee (VoP). Vor dem Senden einer Zahlung prüft die Bank, ob die IBAN auf dem Zahlungsauftrag zu der Person oder dem Unternehmen gehört, das Sie bezahlen wollen. Stimmt der Name des Zahlungsempfängers nicht mit dem Kontoinhaber überein, weist die Bank Sie darauf hin.

Der Grund: Rechnungsbetrug und IBAN-Swap-Betrug nehmen zu. Ein Angreifer schickt einem Unternehmen eine Rechnung mit einer seriös aussehenden IBAN, die tatsächlich auf sein eigenes Konto verweist. Die Buchhalterin prüft den Betrag, vielleicht die Referenznummer, und sendet die Zahlung. Das Geld ist weg. Mit VoP vergleicht die Bank die IBAN vor dem Senden automatisch mit dem Namen des Zahlungsempfängers. Stimmen sie nicht überein, geht die Zahlung ohne ausdrückliche Bestätigung nicht durch.

Für Geschäftszahlungen ändert das den etablierten Ablauf. Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem erzeugt Zahlungsaufträge mit IBANs und Namen der Gegenpartei. Sind diese Datensätze inkonsistent (etwa weil die IBAN aktualisiert wurde, der Name des Kontoinhabers aber nicht), blockiert die VoP-Prüfung die Zahlung. Die Qualität der Lieferantenstammdaten wird zu einem operativen Anliegen, nicht nur zu einem administrativen.

Warum der Zahlungsabgleich heute nicht funktioniert

Wenn Sie jemals in einem Unternehmen einen Kontenabgleich gemacht haben, wissen Sie: Das Problem ist nicht die Bank. Das Problem ist, dass sich Rechnungen und Zahlungen nicht zuverlässig aufeinander beziehen können.

In vielen Ländern ist das Referenzfeld, von dem der Abgleich abhängt, freiwillig, nicht standardisiert und nicht validiert. Der Käufer kann es falsch eingeben, kürzen, mit einer Bestellnummer verwechseln oder leer lassen. Die Bank reicht es unverändert weiter.

Internationale Zahlungen sind noch schlimmer. SEPA-Überweisungen haben ein Feld "Remittance Information" (Verwendungszweck), aber viele Banken kürzen oder ignorieren es bei der Verarbeitung. Ergebnis: Die Zahlung kommt an, aber das System kann sie keiner Rechnung automatisch zuordnen.

Die Migration zu ISO 20022, dem Nachrichtenformat, das Banken in der Eurozone seit November 2022 einführen, löst das teilweise. ISO-20022-Nachrichten haben strukturierte Felder für Referenzen, Rechnungskennungen und Zahlungszwecke. Damit das funktioniert, müssen jedoch beide Seiten (Sender und Empfänger) diese Felder korrekt befüllen. Die meisten Unternehmenssysteme tun das noch nicht.

Von der Rechnung zur Zahlung: Wie Automatisierung aussieht

Invoice-to-Cash ist die gesamte Kette von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang und dessen Verbuchung. Diese Kette zu automatisieren ist kein einzelnes Produkt. Es ist eine Reihe von Änderungen an Prozessen und Systemen.

Es beginnt mit der Rechnung. Wird die Rechnung in einem strukturierten Format (UBL, EN 16931) ausgestellt, enthält sie maschinenlesbare Kennungen: Rechnungsnummer, Lieferanten-ID, Betrag, Fälligkeitsdatum, Referenz. Diese lassen sich automatisch in den Zahlungsauftrag übernehmen.

Es geht weiter mit der Zahlung. Verlässt die Zahlung das Konto mit der korrekten Referenz und kommt mit erhaltener Referenz an (was ISO 20022 ermöglicht), erfolgt der Abgleich automatisch. Das System vergleicht Referenz, Betrag und Datum. Stimmen sie überein, verbucht es die Zahlung.

Die zentrale Kennzahl ist DSO (Days Sales Outstanding). Unternehmen mit automatisierten Invoice-to-Cash-Prozessen erreichen typischerweise einen DSO unter 30 Tagen, verglichen mit 40 bis 50 bei Unternehmen, die auf manuellen Abgleich angewiesen sind. Dieser Unterschied von 15 Tagen bedeutet bei einem monatlichen Umsatz von 200.000 € rund 100.000 €, die in Forderungen gebunden sind. Geld, das das Unternehmen verdient hat, aber nicht auf dem Konto hat.

Mit Echtzeitzahlungen verkürzt sich dieser Zyklus weiter. Trifft eine Zahlung in 10 Sekunden statt einem Tag ein, kann der Abgleich in Echtzeit erfolgen. Der CFO schaut nicht auf die Zahlen von gestern. Er schaut auf den aktuellen Stand.

Wie das mit ViDA und E-Rechnung zusammenhängt

Hier fügen sich die Teile zusammen. Die ViDA-Verordnung (VAT in the Digital Age), verabschiedet im März 2025, führt die verpflichtende strukturierte E-Rechnung ein. Die Instant Payments Regulation führt schnelle, strukturierte Zahlungsnachrichten ein. Verification of Payee führt die Überprüfung der Gegenpartei ein. Zusammen bilden sie die Grundlage für einen vollständig automatisierten Invoice-to-Cash-Zyklus.

Was ViDA für Ihr ERP und Ihre Buchhaltungssysteme bedeutet, haben wir in einem separaten Artikel zur E-Rechnung beschrieben.

Wenn ein Unternehmen eine strukturierte Rechnung ausstellt, die Zahlung sofort mit der korrekten Referenz eintrifft und die Bank den Empfänger vor dem Senden überprüft, wird der manuelle Abgleich zur Ausnahme statt zur Regel. Nicht vollständig verschwunden. Es wird immer Sonderfälle geben. Aber der Anteil der automatisch abgeglichenen Zahlungen kann von heute 70 bis 80 % auf über 95 % steigen.

Was Ihr ERP bewältigen muss

Wenn Sie ein ERP- oder Buchhaltungssystem betreiben, erfordern diese Änderungen konkrete Anpassungen.

Zahlungsformate. Das System muss Zahlungsaufträge im ISO-20022-Format (pain.001) erzeugen und Kontoauszüge im selben Standard verarbeiten (camt.053, camt.054). Wenn Sie Zahlungen heute in Altformaten exportieren, ist es Zeit für die Migration. Banken werden ältere Formate auslaufen lassen.

Lieferantenstammdaten. Jeder Lieferantendatensatz muss die aktuelle IBAN und den exakten Namen des Kontoinhabers enthalten. VoP vergleicht diese vor jeder Zahlung mit den Daten der Bank. Veraltete oder falsche Daten führen zu Zahlungsablehnungen.

Reconciliation-Engine. Der automatische Abgleich muss mit der Referenz aus ISO-20022-Nachrichten arbeiten, nicht nur mit alten Variablensymbolen. Er muss Teilzahlungen, Vorauszahlungen, Gutschriften und in einer einzigen Transaktion gebündelte Zahlungen bewältigen. Die Abgleichregeln sollten konfigurierbar sein, denn jedes Unternehmen hat andere Ausnahmen.

Cashflow-Reporting. Wenn Zahlungen in Echtzeit eintreffen, sollte auch das Reporting in Echtzeit erfolgen. Ein CFO-Dashboard, das den Stand von gestern zeigt, verliert seinen Wert, wenn Zahlungen in Sekunden eintreffen. Das ist ein Bereich, in dem Datenanalyse und BI-Dashboards die Qualität von Entscheidungen deutlich verbessern.

Bank-API-Anbindung. Banken öffnen schrittweise API-Schnittstellen (PSD2, Berlin-Group-Standard). Ein ERP-System, das mit der Bank über API statt über manuellen Import von Auszügen kommuniziert, kann Zahlungen laufend verarbeiten, nicht nur einmal am Tag.

Was jetzt zu tun ist

Kartieren Sie Ihren Zahlungszyklus. Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang und der Verbuchung. Wie lange dauert er? Wie viel davon ist manuelle Arbeit? Welcher Anteil der Zahlungen wird automatisch abgeglichen, welcher manuell?

Prüfen Sie, in welchem Format Ihr System Zahlungsaufträge und Kontoauszüge verarbeitet. Ist es irgendetwas Älteres als ISO 20022, müssen Sie migrieren.

Überprüfen Sie die Qualität Ihrer Lieferantenstammdaten. Wenn Sie 500 Lieferanten haben und die Hälfte davon IBANs ohne den korrekten Kontoinhabernamen hat, blockiert Verification of Payee Ihre Zahlungen in diesem Herbst.

Wenn Sie ein ERP-Upgrade planen, nehmen Sie ISO-20022-Zahlungsformate, die Bank-API-Anbindung und ein Reconciliation-Modul mit Unterstützung strukturierter Referenzen in Ihre Anforderungen auf. Wenn Sie ein eigenes System haben, überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, das Reconciliation-Modul nach Spezifikation zu bauen, statt es von Grund auf neu zu entwickeln.

Diese Anpassungen lassen sich über EU-Fördermittel für Digitalisierung mitfinanzieren. SIEA-Innovationsgutscheine decken auch Projekte zur Automatisierung von Finanzprozessen ab.

Möchten Sie einschätzen, wie Ihre Zahlungsflüsse den Übergang zu Echtzeitzahlungen bewältigen? Schreiben Sie uns, wir gehen es gemeinsam durch.