Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen noch als PDF-Anhang verschickt, betrifft Sie diese Regelung. Am 11. März 2025 hat der Rat der EU das Paket VAT in the Digital Age (ViDA) verabschiedet. Ab dem 14. April 2025 können Mitgliedstaaten von Unternehmen verlangen, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen. Keine PDFs. Kein eingescanntes Papier. Maschinenlesbare Dateien, die Ihre Systeme verarbeiten können, ohne dass jemand Daten abtippen muss.
Für die meisten Unternehmen ändert sich über Nacht nichts. Aber die Richtung steht fest und die Fristen sind real.
ViDA führt drei Mechanismen ein, die jedes Unternehmen betreffen, das innerhalb der EU Handel treibt:
Strukturierte E-Rechnung. Eine Rechnung ist nicht länger ein Dokument, das jemand öffnet und liest. Sie wird zu einer Datennachricht in einem definierten Format (typischerweise UBL oder CII), die Systeme automatisch senden und empfangen. Ziel ist es, die manuelle Bearbeitung ganz abzuschaffen. Ein Unternehmen kann dann kein PDF mehr per E-Mail schicken und es als E-Rechnung ausgeben. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sonst kann die empfangende Seite es einfach ablehnen.
Digitale Mehrwertsteuermeldung. Mitgliedstaaten können künftig von Unternehmen verlangen, Rechnungsdaten direkt an die Finanzbehörden zu übermitteln, entweder in Echtzeit oder mit kurzer Verzögerung. Mehrere Länder arbeiten bereits so. Polen hat KSeF eingeführt, Ungarn betreibt seit Jahren RTIR, und Italien hat die E-Rechnung schon 2019 verpflichtend gemacht. Italien meldete innerhalb von zwei Jahren einen Rückgang der Mehrwertsteuerlücke um mehrere Milliarden Euro. Genau solche Zahlen sind der Grund, warum andere Länder schnell handeln.
OSS/IOSS-Änderungen. Ab Januar 2027 werden die Regeln für den One Stop Shop und den Import One Stop Shop aktualisiert. Unternehmen, die Waren oder digitale Dienstleistungen an Endkunden in anderen EU-Ländern verkaufen, müssen ihre Rechnungs- und Meldeprozesse anpassen. Das betrifft am unmittelbarsten Onlinehändler, SaaS-Unternehmen und Anbieter digitaler Inhalte.
Jetzt wird es praktisch. Die meisten ERP-Systeme erzeugen Rechnungen als PDF. Der Umstieg auf die strukturierte E-Rechnung erfordert Änderungen auf mehreren Ebenen:
Rechnungsformat. Ihr System muss XML nach dem Standard UBL 2.1 oder EN 16931 erzeugen. Ein Export-Button reicht nicht. Die Datenstruktur muss Pflichtfelder enthalten (Schema-Kennungen, Ländercodes, Mehrwertsteuer-Kategoriecodes), die viele Systeme heute nicht erfassen. Den meisten Rechnungen fehlt beispielsweise ein Feld für Buyer Reference oder Order Reference, obwohl diese in strukturierten Formaten üblich sind.
Validierung vor dem Versand. Eine strukturierte Rechnung durchläuft eine automatische Validierung. Fehlende oder fehlerhafte Daten führen zur Ablehnung der Rechnung. Das erfordert eine Validierungslogik direkt im ERP, nicht erst nachgelagert im Buchhaltungssystem. Die Validierung muss sowohl die Korrektheit des XML-Schemas als auch fachliche Regeln abdecken, etwa dass der Gesamtbetrag der Summe der Positionen plus Mehrwertsteuer entspricht.
Freigabe-Workflows. Wenn Rechnungsfreigaben per E-Mail oder über gemeinsame Ordner laufen, muss dieser Prozess in ein System wandern. Wer wann freigegeben hat und was geändert wurde, wird Teil des Prüfpfads. Unternehmen mit mehrstufigen Freigaben (Abteilungsleiter, CFO, Geschäftsführer) brauchen definierte Workflows mit klaren Rollen und Fristen.
Archivierung. Elektronische Rechnungen müssen für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist in ihrem Originalformat gespeichert werden. Eine PDF-Kopie genügt nicht. Das Archiv muss die XML-Datei samt Metadaten aufbewahren und die Datenintegrität über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg garantieren.
Zahlungsintegration. Wenn Ihr ERP Zahlungsaufträge erzeugt, müssen diese mit der E-Rechnung übereinstimmen. Referenzen, variable Symbole und Kennungen müssen auf strukturierte Felder abgebildet werden. Banken stellen auf das Zahlungsnachrichtenformat ISO 20022 um, und die Verknüpfung zwischen Rechnung und Zahlung muss automatisch funktionieren.
Die einzelnen Länder legen ihre eigenen Umsetzungszeitpläne innerhalb dieses Rahmens fest. Unternehmen, die auf die nationale Gesetzgebung warten, haben weniger Zeit für Systemanpassungen, sobald die Fristen feststehen. Erfahrungen aus Italien und Polen zeigen, dass die praktische Umsetzung Unternehmen 12 bis 18 Monate kostet, je nach Komplexität der Systeme.
Der Umstieg auf die E-Rechnung ist nicht nur ein IT-Projekt. Er verändert die tägliche Arbeit des Finanzteams.
Buchhalter, die heute Daten aus eingegangenen Rechnungen abtippen, erhalten künftig direkt strukturierte Daten. Das senkt die Fehlerquote, erfordert aber neue Kontrollen für den automatischen Import: Abgleich mit Bestellungen, Dublettenerkennung, Kennzeichnung ungewöhnlicher Positionen. Wenn heute jemand jede Rechnung vor dem Buchen manuell prüft, muss diese Prüfung ins System wandern, mit definierten Ausnahmen, die weiterhin eine menschliche Kontrolle erfordern.
Rechnungsfreigaben brauchen definierte Workflows mit Rollen, Fristen und Eskalationswegen. Für kleinere Unternehmen, in denen eine Person alles freigibt, ist die Änderung gering. Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen und einem Umsatz über einer Million Euro erfordert sie eine sorgfältige Prozessgestaltung.
Monatliche Mehrwertsteuerabschlüsse stützen sich auf Daten, die das System bereits an die Behörden übermittelt hat. Jede Abweichung zwischen gemeldeten und erklärten Zahlen wird sofort sichtbar. Damit verschiebt sich die Rolle des Buchhaltungsteams vom monatlichen "Rechnungen sammeln" hin zur laufenden Überwachung automatisch verarbeiteter Daten.
ViDA wird oft als Thema für Großunternehmen dargestellt, die Tausende Rechnungen pro Monat verarbeiten. Aber auch kleinere Betriebe werden die Auswirkungen spüren, nur anders.
Ein Unternehmen mit 50 ausgehenden Rechnungen pro Monat kommt vermutlich mit einem Modul in seiner bestehenden Buchhaltungssoftware aus. Aber auch dieses Modul muss das richtige Format erzeugen. Wenn Ihr aktuelles Buchhaltungsprogramm keine ViDA-konforme Ausgabe unterstützt, müssen Sie wechseln. Und Buchhaltungsdaten unter Termindruck zu migrieren, ist nichts, was Sie erleben möchten.
Für Einzelunternehmer und Kleinstbetriebe werden die Finanzbehörden wahrscheinlich vereinfachte Schnittstellen oder kostenlose Werkzeuge bereitstellen, so wie Italien es mit seinem System SDI getan hat. Trotzdem müssen Sie verstehen, welche Daten das System verlangt und woher sie in Ihrem Ablauf kommen.
Warten Sie nicht auf die Gesetzgebung. Bilden Sie Ihren aktuellen Rechnungsweg von der Ausstellung bis zur Buchung ab. Finden Sie die Stellen, an denen Daten manuell abgetippt werden, an denen unstrukturierte Formate zum Einsatz kommen, an denen die Validierung fehlt. Zählen Sie, wie viele Rechnungen Sie pro Monat verarbeiten und wie viel Zeit Ihr Team für die manuelle Bearbeitung aufwendet.
Wenn Sie ein ERP-Upgrade planen, nehmen Sie die Unterstützung für UBL/EN 16931 und APIs für den Empfang von E-Rechnungen in Ihre Anforderungen auf. Wenn Sie eigene Software betreiben, beginnen Sie mit einer Analyse des Datenmodells Ihrer Rechnungsobjekte. Prüfen Sie, ob Ihr System gültiges XML erzeugen, es gegen den Standard validieren und im richtigen Format archivieren kann.
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Leiterin für Marketing und Inhalte bei Rise.sk. Sie arbeitet an B2B-Inhaltsstrategien und macht technische Themen für Entscheider und Umsetzungsteams verständlich.
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