Automatizácia spracovania dokumentov s AI, ktorá číta, prepája a vypĺňa za vás

Faktúry, zmluvy, výkazy, podania, interné reporty. Niekto ich musí prečítať, nájsť v nich podstatné údaje, prepísať ich do systému, skontrolovať, či si neprotirečia, a nakoniec z toho všetkého poskladať ďalší dokument. Ručne. Znovu a znovu. Ten pocit pozná prakticky každá firma, pretože dokumenty chodia každej.

Prieskum McKinsey hovorí, že znalostní pracovníci strávia až 19 % pracovného času hľadaním a zbieraním informácií. To je jeden deň z pracovného týždňa, ktorý účtovníčka, právnik alebo compliance officer venuje niečomu, čo by zvládol stroj. A to je len viditeľná časť účtu. K nej treba prirátať čas na opravu chýb, ktoré pri ručnom prepisovaní vzniknú.

V rise.sk sme sa rozhodli riešiť to systematicky. Vyvíjame platformu, ktorá dokumenty nielen prečíta, ale im aj rozumie, prepája informácie medzi nimi a vytvára výstupy bez toho, aby do toho musel zasiahnuť človek.

Čo presne riešime

Platforma pokrýva celú cestu dokumentu firmou, od chvíle, keď príde, po chvíľu, keď z neho vznikne niečo ďalšie.

Dokument príde v akomkoľvek formáte. PDF, sken, príloha z emailu, Word, Excel. AI ho prečíta, rozpozná jeho typ a vytiahne z neho to podstatné, teda sumy, dátumy, zmluvné strany, IČO a čísla zmlúv. Extrahované údaje potom systém sám priradí k záznamom, ktoré už v databáze máte, takže faktúra si nájde svoju firmu, svoju zmluvu aj svojho kontaktného človeka. Z týchto dát nakoniec vyplní šablónu, zostaví výkaz alebo pripraví report.

Nie je to chatbot, ktorý odpovedá na otázky o dokumente. Je to pipeline, ktorý spracuje stovky dokumentov denne bez toho, aby sa na každý jeden musel niekto pozrieť.

Tri hlavné funkcie platformy

1. Automatická analýza dokumentov

Prvý krok je porozumenie. Keď dokument príde, model ho najprv zaradí. Faktúra, zmluva, dodací list, interný report? Každý typ má inú štruktúru a treba z neho iné údaje.

Potom prichádza na rad extrakcia. Pri naskenovaných dokumentoch pracuje OCR (Optical Character Recognition), pri digitálnych textoch NLP (Natural Language Processing), a spolu z dokumentu vytiahnu presne to, čo potrebujete. Z faktúry sumy, dátumy splatnosti, IČO dodávateľa aj odberateľa a čísla objednávok. Zo zmluvy zmluvné strany, predmet, termíny plnenia a sankcie.

Podstatné je, na čom systém stojí. Neučí sa rigidné šablóny, ale používa jazykové modely, ktoré rozumejú kontextu. Keď dodávateľ prekope layout faktúry, správne údaje sa nájdu aj tak, lebo model vie, čo „dátum splatnosti" alebo „celková suma" znamená. Kde presne na stránke to stojí, je vedľajšie.

2. Inteligentné prepájanie entít

Extrakcia sama o sebe je užitočná. Hodnotu jej ale dodá až to, čo príde po nej. Keď systém vytiahne údaje z dokumentu, sám ich priradí k entitám, ktoré už v databáze existujú.

Ukážme si to na faktúre od firmy ABC, s.r.o. Systém prečíta IČO, nájde podľa neho existujúci záznam firmy, spojí faktúru s platnou rámcovou zmluvou, identifikuje kontaktnú osobu a priradí faktúru k správnemu projektu. Nikto pritom neklikol.

Rovnako to funguje aj naopak. Otvoríte si kartu klienta a máte pred sebou všetko, čo s ním súvisí. Zmluvy, faktúry, dodacie listy, korešpondenciu. Nie preto, že to niekto ručne roztriedil, ale preto, že systém pozná vzťahy medzi dokumentmi.

Prepájanie stojí na dvoch technikách. Presné porovnávanie rieši IČO a čísla zmlúv, teda miesta, kde skoro správne znamená zle. Fuzzy matching rieši názvy firiem a adresy, ktoré sa v každom dokumente píšu trochu inak. Výsledkom je graf vzťahov medzi entitami, ktorý s každým spracovaným dokumentom hustne.

3. Generovanie výkazov a vypĺňanie šablón

Posledný článok reťazca je výstup. Keď máte extrahované dáta a prepojené entity, dokumenty sa dajú vyrábať automaticky.

Šablónový dokument si nadefinujete raz. Zmluvu, cenovú ponuku, protokol či formulár opíšete ako šablónu s premennými a systém ju odvtedy plní správnymi dátami. Periodické výkazy vznikajú podobne, len sa dáta najprv zagregujú za obdobie. Takto sa robia mesačné prehľady, kvartálne reporty aj compliance dokumentácia. A do tretice sumárne reporty, teda prehľad fakturácie za projekt, stav plnenia zmluvných záväzkov alebo aging report pohľadávok.

Šablóny zostávajú vo vašich rukách. Vlastný formát, vlastné polia, vlastná logika. Systém ich potom už len konzistentne aplikuje, bez preklepov a s aktuálnymi dátami.

Pre koho to je

Platformu staviame pre organizácie, kde dokumenty nie sú výnimka, ale samotné jadro práce.

Účtovné firmy a ekonomické oddelenia z nej dostanú spracovanie faktúr, párenie s objednávkami a generovanie účtovných výkazov. Faktúru už nikto nezadáva ručne, AI ju spracuje a pripraví na schválenie.

Právnickým kanceláriám vie analyzovať zmluvy, vytiahnuť z nich podstatné podmienky a strážiť termíny. Štandardné zmluvy potom vygeneruje z údajov, ktoré o klientovi už má.

V štátnej správe ide o podania, kontrolu kompletnosti dokumentácie a generovanie rozhodnutí a oznámení. Úradník sa nemusí prehrabávať prílohami, aby zistil, či niečo chýba.

A veľké podniky so zložitou dokumentáciou riešia compliance reporting, interný audit a dodávateľské vzťahy. Tam je najcennejšie prepájanie dokumentov naprieč oddeleniami, lebo práve v medzerách medzi nimi sa dnes informácie strácajú.

Ako to funguje pod kapotou

Architektúra stojí na piatich komponentoch.

Document Ingestion Layer preberá dokumenty zo všetkého, čím k vám chodia. Z emailu, cez API, z uploadu, zo sledovaných priečinkov. Zjednotí formáty a pripraví dokument na spracovanie.

AI Processing Pipeline je jadro. Spája OCR engine na skeny, jazykový model na klasifikáciu a extrakciu a modul entity recognition, ktorý entity rozpozná a poprepája. Postavili sme ho modulárne, takže jednotlivé časti vieme vymieňať a zlepšovať nezávisle od zvyšku.

Entity Graph je grafová databáza, ktorá drží vzťahy. Firma má zmluvy, zmluvy majú faktúry, faktúry majú položky a položky súvisia s objednávkami. Každý nový dokument graf o niečo obohatí.

Template Engine generuje dokumenty a zvláda podmienené bloky, výpočty aj formátovanie. Šablóny sme naschvál nechali v jednoduchom formáte, aby ich vedel upraviť aj človek, ktorý neprogramuje.

Validation & Review Layer stráži kvalitu. Dokumenty s nízkou confidence score pošle na ručnú kontrolu namiesto toho, aby ich pustil ďalej. Čím viac ich systémom prejde, tým je presnejší.

Reálne scenáre použitia

Dodávateľské faktúry

Stredná výrobná firma dostane mesačne vyše 500 faktúr od dodávateľov. Doteraz ich účtovníčka otvárala jednu po druhej, prepisovala údaje do účtovného systému a párovala ich s objednávkami.

S našou platformou chodia faktúry emailom na dedikovanú adresu a spracujú sa samy. Systém vytiahne dodávateľa, sumu, DPH, dátum splatnosti a číslo objednávky, nájde k faktúre objednávku v ERP a porovná ich. Keď všetko sedí, faktúra ide rovno na schválenie zodpovednému manažérovi. Keď nesedí suma alebo je dodávateľ neznámy, systém ju odloží na ručnú kontrolu.

Z 500 faktúr mesačne prejde automaticky 80 %. Účtovníčka strávi nad faktúrami pol dňa namiesto troch dní, a to len nad tými, ktoré sa vymykajú.

Kvartálne compliance reporty

Finančná inštitúcia musí každý kvartál odovzdať regulačné výkazy. Dáta na ne sú roztrúsené v desiatkach interných dokumentov, teda v zmluvách, transakčných záznamoch, korešpondencii s klientmi a interných rozhodnutiach.

Keď má systém všetky relevantné entity prepojené, na konci kvartálu si dáta poskladá sám. Zagreguje ich, vyplní regulačný formulár a vygeneruje prílohy. Compliance officer dostane hotový report na kontrolu namiesto kopy surových dát na zostavenie.

Príprava kvartálneho výkazu tak klesne z dvoch týždňov na dva dni.

Štandardné zmluvy

Právnická kancelária pripraví mesačne desiatky štandardných zmlúv. Nájomné, o dielo, kúpne. Do každej treba ručne doplniť údaje klienta, nehnuteľnosti a podmienky.

Advokát namiesto toho vyberie typ zmluvy a klienta a systém naplní šablónu aktuálnymi údajmi z databázy. Identifikačné údaje strán, adresy, predmet zmluvy, cenové podmienky z ponuky. Vypadne draft, ktorý advokát skontroluje a prípadne doladí.

Príprava štandardnej zmluvy klesne zo 45 minút na 5. Preklepy a nekonzistentnosti zmiznú, lebo dáta už nikto neprepisuje.

Prečo rise.sk

Automatizácii dokumentov sa nevenujeme len my. Rozdiel je v tom, čo za nami stojí.

AI nasadzujeme do produkcie, nie do prezentácií. Nie sme výskumný tím, ktorý píše papre, ale inžinieri, ktorí riešenia púšťajú do ostrých prostredí. Vieme, čo vyzerá dobre na slajde a čo obstojí na reálnych dátach. Sú to dve rôzne veci.

Rozumieme slovenským dokumentom. Formátom faktúr, štruktúre zmlúv podľa slovenského práva, IČO a DIČ, zvyklostiam štátnej správy. Toto nie je generické riešenie preložené zo zahraničia, a pri dokumentoch, ktorým tvar predpisuje slovenský zákon, je to rozdiel medzi funkčným a takmer funkčným.

Nezačíname veľkým nasadením. Začíname jedným typom dokumentu a jedným procesom, ukážeme hodnotu a potom rozširujeme. Každý krok sa dá zmerať a každý krok musí priniesť návratnosť.

A napokon bezpečnosť. Dokumenty obsahujú citlivé dáta, preto platforma beží v zabezpečenom prostredí, dáta sú šifrované at rest aj in transit a prístupy sú riadené a logované. Klientom s najprísnejšími požiadavkami vieme platformu nasadiť on-premise.

Pilotný program

Ak Vaša firma trávi hodiny denne ručným spracovaním dokumentov, ozvite sa. Spúšťame pilotný program pre vybrané organizácie, v ktorom nasadíme platformu na jeden konkrétny dokumentový proces a ukážeme merateľné výsledky.

Začneme analýzou. Zmapujeme, ako dokumenty spracovávate dnes a kde sa stráca najviac času. Potom platformu nakonfigurujeme na váš typ dokumentov a váš workflow. Nasledujú testy na reálnych dátach, kde výsledky porovnáme s ručným spracovaním. Na záver zmeriame úsporu času, chybovosť a spoľahlivosť, a podľa čísel navrhneme ďalšie kroky.

Dokumenty sú základ podnikania. Je čas, aby sa spracovávali inteligentne. Ozvite sa nám a dohodneme si úvodný hovor o tom, ako môže AI zmeniť spôsob, akým Vaša firma pracuje s dokumentmi.