ROI von Software und Automatisierung richtig berechnen

Kurzantwort

Ein Business Case für Software oder Automatisierung beginnt nicht mit einer Einsparschätzung. Er beginnt mit den gemessenen Kosten des heutigen Prozesses. Danach trennt er beeinflussbare Arbeit von Arbeit, die bleibt. Erst dann vergleicht er den Nutzen mit einmaligem und laufendem TCO über 12, 24 und 36 Monate.

Diese Methode garantiert keinen ROI. Sie gibt allen Beteiligten ein Modell, in dem die Herkunft jeder Zahl prüfbar bleibt. Für die Eingaben des aktuellen Prozesses steht unser Rechner bereit.

Kosten des heutigen Zustands messen

Wählen Sie einen konkreten Ablauf wie Auftragseingang, Dokumentenprüfung oder Berichterstellung. Messen Sie betroffene Personen, manuelle Stunden pro Person und Woche, vollständige Stundenkosten, Arbeitswochen sowie monatliche Fehler und Nacharbeit. Vollständige Stundenkosten sind mehr als Lohn. Sie enthalten Arbeitgeberkosten und direkt zuordenbare Betriebskosten nach Ihrer Rechnungslegung.

Eurostat erläutert, dass Arbeitskosten über Löhne hinausgehen. Die Quelle zu Arbeitskosten hilft bei der Definition, bestimmt aber keinen Satz für Ihr Unternehmen.

C = people × weekly manual hours × hourly cost × working weeks + monthly rework × 12

C ist der Jahresaufwand des heutigen Prozesses. Er ist gemessen, wenn er aus Zeiterfassung, Lohndaten und Nacharbeitsdaten stammt. Fehlt eine Messung, ist der Wert eine Annahme mit einem Termin zur Bestätigung.

Beeinflussbaren Anteil und Nutzung festlegen

Automatisierung beseitigt selten den ganzen Ablauf. Ausnahmen, Freigaben und Qualitätskontrolle bleiben häufig. Der beeinflussbare Anteil beschreibt den Teil von C, den die Lösung technisch und operativ verändern kann. Nutzung beschreibt den Teil, der im gewählten Zeitraum tatsächlich verwendet wird.

B = C × addressable share × adoption

B ist der modellierte jährliche Bruttonutzen. Beeinflussbarer Anteil und Nutzung bleiben Annahmen, bis ein Pilot oder Betriebsdaten sie bestätigen. Ersetzen Sie sie nicht durch einen allgemeinen Prozentsatz aus einer fremden Studie.

Vollständigen TCO erfassen

Einmaliger TCO enthält Analyse, Entwurf, Entwicklung, Integrationen, Migration, Tests, Einführung, Schulung und Zeit der Mitarbeitenden. Laufender TCO enthält Hosting, Lizenzen, Monitoring, Support, Sicherheitsupdates, betriebliche Änderungen und Arbeit des Prozessverantwortlichen. Diese Kategorien unterscheiden sich bei Individualsoftware, KI-Automatisierung und Softwaremodernisierung.

Der UK Green Book verlangt dokumentierte Annahmen und Sensitivitätsanalysen. Seine Bewertungsrichtlinie ist keine Rise-Preisliste. Sie begründet, warum jede Eingabe einen Eigentümer und eine Quelle braucht.

B(H) = B × H / 12
TCO(H) = one-time TCO + recurring monthly TCO × H
ROI(H) = (B(H) - TCO(H)) / TCO(H) × 100
Payback = one-time TCO / (B / 12 - recurring monthly TCO)

H steht für 12, 24 oder 36 Monate. Die Amortisation gilt nur bei positivem Nenner. Deckt der monatliche Nutzen den laufenden TCO nicht, gibt es keine Amortisation. Das ist ein Stoppsignal.

Konservatives, Basis- und oberes Szenario

Verwenden Sie keine erfundenen Multiplikatoren. Ändern Sie nur Eingaben mit begründbarer Ursache. Ein konservatives Szenario kann einen kleineren beeinflussbaren Anteil, langsamere Nutzung oder höheren laufenden Aufwand verwenden. Das Basisszenario nutzt die beste aktuelle Evidenz. Das obere Szenario darf ein Pilotergebnis nutzen, kein Marketingversprechen.

Prüfen Sie die Sensitivität je Variable. Zeigen Sie die Folgen geringerer Nutzung, höheren TCO oder eines kleineren beeinflussbaren Anteils. Legen Sie Stopkriterien vorher fest. Stoppen Sie nach einem Pilot etwa dann, wenn die Mindestfallzahl nicht bestätigt wird, der monatliche Nettonutzen negativ bleibt oder eine kritische Integration keinen sicheren Betriebsweg hat.

Nichtfinanzielle Risiken bleiben getrennt. Sicherheit, Rechtmäßigkeit, Datenqualität, Lieferantenabhängigkeit und Kundenauswirkung sind wichtig. Geben Sie ihnen ohne Evidenz keinen Eurobetrag. Erfassen Sie Risikoeigentümer, Kontrolle und die mögliche Entscheidung.

Rechenbeispiel ohne versteckte Multiplikatoren

Ein Unternehmen misst fünf Personen, fünf manuelle Stunden je Person und Woche, 35 € vollständige Stundenkosten und 46 Arbeitswochen. Monatliche Nacharbeit ist noch nicht dokumentiert und beträgt daher 0 €. Der jährliche Ausgangswert liegt bei 40 250 €. Die Messung setzt voraus, dass die erfasste Zeit einen normalen Monat abbildet.

Das Team nimmt 60 % beeinflussbaren Anteil und 70 % Nutzung nach Einführung an. B beträgt 16 905 € pro Jahr. Einmaliger TCO beträgt 18 000 €, laufender TCO 350 € pro Monat. Das ergibt 22 200 € TCO und etwa -23,9 % ROI nach 12 Monaten, 26 400 € und 28,1 % nach 24 Monaten sowie 30 600 € und 65,7 % nach 36 Monaten. Die Amortisation liegt bei etwa 17 Monaten.

Das Beispiel sagt nicht, dass Ihr Projekt dieses Ergebnis erreicht. Es zeigt die eingesetzten Formeln und trennt Messwert von Annahmen zu Anteil und Nutzung.

Interne Zustimmung schaffen

• Der Prozessverantwortliche bestätigte Messgrenze und Ausnahmen.
• Finance bestätigte Stundenkosten und TCO-Kategorien.
• Betrieb bestätigte Nutzungsbedingung und Messmethode des Piloten.
• Sicherheit oder die verantwortliche Person bestätigte offene nichtfinanzielle Risiken.
• Der Sponsor genehmigte Mindestresultat, Stopkriterien und Termin der nächsten Entscheidung.

Das Modell hat Grenzen. Es erfasst kein ungeprüftes Umsatzwachstum, keine künftige Prozessänderung und keinen Wert ohne angemessene Messung. Vergleichen Sie offene Eingaben mit unserer Preisübersicht, lesen Sie weitere Entscheidungsleitfäden und vereinbaren Sie einen kurzen Beratungsblock. ROI ist nicht garantiert.