Die meisten Unternehmen glauben, die Frist sei 2027. Ist sie nicht. Im Juni 2027 müssen Unternehmen mit 250+ Beschäftigten ihren ersten Bericht über das Entgeltgefälle einreichen. Die Richtlinie selbst wird in 60 Tagen zu nationalem Recht.
Die Richtlinie 2023/970 zur Entgelttransparenz bringt konkrete technische Anforderungen an Lohnabrechnungs- und HR-Systeme. Das sind keine vagen Prinzipien. Es sind Funktionen, die Ihre Software entweder hat oder nicht.
Beginnen wir mit den Gehaltsbändern. Jede Position muss eine definierte Gehaltsspanne haben, und Bewerber haben das Recht, das Gehaltsband bereits vor dem Vorstellungsgespräch zu kennen. Damit ist das Band keine interne Information mehr, die HR in einer Tabelle verwahrt. Ihr System muss es verwalten, versionieren und zugänglich machen.
Es folgt die Berichterstattung zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle, deren Häufigkeit von der Unternehmensgröße abhängt. Unternehmen mit 250+ Beschäftigten berichten jährlich und reichen den ersten Bericht bis Juni 2027 ein. Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten berichten alle drei Jahre. Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten haben bis Juni 2031 Zeit, sollten aber jetzt mit der Planung beginnen.
Technisch am schwierigsten ist die Kategorisierung von „gleicher Arbeit und gleichwertiger Arbeit“. Ihr HR-System muss Positionen anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien vergleichen, nämlich Qualifikation, Aufwand, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Verglichen wird also der Inhalt der Arbeit, nicht die Positionsbezeichnung.
Und schließlich die Beschäftigten. Sie können Informationen über den Durchschnittslohn ihrer Positionskategorie anfordern, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, und Ihr System muss diese Daten auf Anfrage generieren.
Wenn Sie SAP HR, Workday oder einen regionalen Lohnabrechnungsanbieter nutzen, befinden Sie sich wahrscheinlich in einer von zwei Situationen.
Entweder Ihr Anbieter arbeitet bereits an einem Modul für die Entgelttransparenz-Berichterstattung. Dann sollten Sie den Liefertermin in Erfahrung bringen und mit dem Testen beginnen. Das Modul allein reicht nämlich nicht aus. Sie brauchen korrekt kategorisierte Daten, und die gelangen nicht von selbst ins System.
Oder Ihr System unterstützt diese Berichterstattung nicht und plant es auch nicht. Dann brauchen Sie eine Migration oder eine Middleware-Schicht, die Daten aus Ihrem bestehenden System zieht, verarbeitet und Berichte im geforderten Format erstellt.
Beide Wege laufen gegen dieselbe Wand. Entscheidend ist die Datenqualität. Wenn Sie keine sauberen, strukturierten Daten zu Positionen, Lohnbestandteilen und Beschäftigtenkategorien haben, wird Sie keine Software retten.
Die Richtlinie verlangt von Arbeitgebern, nachzuweisen, wie sie das Gehalt eines bestimmten Beschäftigten festgelegt haben. Wenn eine Frau in derselben Position weniger verdient als ein Mann, muss das Unternehmen belegen, dass der Unterschied auf objektiven Faktoren beruht (Erfahrung, Leistung, Zertifizierungen) und nicht auf dem Geschlecht.
Ihr HR-System muss die Historie der Gehaltsentscheidungen speichern. Wer eine Änderung genehmigt hat, auf welcher Grundlage und wann. Das ist nicht nur eine HR-Anforderung. Es ist eine Anforderung an die Software, an das Datenmodell, an den Audit-Trail.
Wenn Sie KI in HR-Prozessen einsetzen oder einsetzen wollen (Bewerber-Screening, Leistungsbewertung, Gehaltsempfehlungen), unterliegen Sie einer doppelten Regulierung. Der AI Act stuft KI-Systeme im Beschäftigungsbereich als hochriskant ein. Die Richtlinie zur Entgelttransparenz fügt eine weitere Ebene hinzu. Jede automatisierte Gehaltsentscheidung muss erklärbar und überprüfbar sein.
Diese beiden Regelungen werden sich in der Praxis stärker überschneiden, als die meisten Unternehmen erwarten.
Zwischen Juni 2026 und Juni 2027 liegt ein Jahr. In diesem Jahr müssen Sie alle Positionen erfassen, Gehaltsbänder definieren, „gleiche Arbeit“ kategorisieren, die Dateninfrastruktur für die Berichterstattung aufbauen und die Ergebnisse testen. Ein Jahr klingt nach viel. Ist es nicht.
Beginnen Sie mit einem Audit Ihres HR-Systems. Kein Audit der Menschen oder Prozesse (das werden Sie zwar auch brauchen), sondern ein Audit der Software. Kann Ihr System die von der Richtlinie geforderten Berichte erstellen? Hat es das richtige Datenmodell? Sind die Daten sauber?
Wenn Sie auf eine dieser Fragen mit „Ich weiß es nicht“ antworten, ist es Zeit, es herauszufinden. In zwei Monaten wird die Richtlinie zum Gesetz.
Brauchen Sie ein Audit Ihres HR-Systems oder Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Entgelttransparenz-Berichterstattung? Schreiben Sie uns. Wir helfen Ihnen, die Bereitschaft Ihrer Lohnabrechnungssoftware einzuschätzen.
Leiterin für Marketing und Inhalte bei Rise.sk. Sie arbeitet an B2B-Inhaltsstrategien und macht technische Themen für Entscheider und Umsetzungsteams verständlich.
Der AI Act ist nicht nur ein rechtliches Thema. Unternehmen benötigen ein Inventar der KI-Tools, Eigentümer, Daten, Risiken, Protokolle, menschlichen Prüfung und Anbieterverantwortlichkeiten.
Der EIC Accelerator bietet bis zu 17,5 Mio. € aus kombiniertem Zuschuss und Beteiligung. Eurostars finanziert grenzüberschreitendes F&E. Eine Übersicht der Wachstumsfinanzierung für Produktunternehmen 2026.
Ihre Unternehmenskunden werden anfangen, NIS2-Fragebögen zu verschicken. Das müssen Softwareunternehmen über Sicherheitsbasis, Incident Response und Lieferkettenpflichten wissen.
Ihr Kontext entscheidet
