Si su empresa todavía envía las facturas como archivos PDF adjuntos, esta normativa le afecta. El 11 de marzo de 2025, el Consejo de la UE adoptó el paquete VAT in the Digital Age (ViDA). A partir del 14 de abril de 2025, los Estados miembros pueden exigir a las empresas que emitan las facturas en un formato electrónico estructurado. Nada de PDF. Nada de papel escaneado. Archivos legibles por máquina que sus sistemas pueden procesar sin que nadie tenga que volver a teclear los datos.
Para la mayoría de las empresas, nada cambia de un día para otro. Pero la dirección está fijada y los plazos son reales.
ViDA introduce tres mecanismos que afectarán a toda empresa que comercie dentro de la UE:
Facturación electrónica estructurada. Una factura deja de ser un documento que alguien abre y lee. Se convierte en un mensaje de datos en un formato definido (normalmente UBL o CII) que los sistemas envían y reciben de forma automática. El objetivo es eliminar por completo el procesamiento manual. Una empresa ya no podrá enviar un PDF por correo y llamarlo factura electrónica. El formato tendrá que cumplir la norma europea EN 16931, o la parte receptora podrá rechazarlo sin más.
Reporte digital del IVA. Los Estados miembros podrán exigir a las empresas que transmitan los datos de las facturas directamente a la administración tributaria, en tiempo real o con un breve retraso. Varios países ya funcionan así. Polonia puso en marcha KSeF, Hungría lleva años con RTIR e Italia hizo obligatoria la facturación electrónica ya en 2019. Italia registró una reducción de varios miles de millones de euros en la brecha del IVA en dos años. Esas cifras son justamente la razón por la que otros países se mueven deprisa.
Cambios en OSS/IOSS. A partir de enero de 2027 se actualizan las reglas de la ventanilla única (One Stop Shop) y la ventanilla única de importación (Import One Stop Shop). Las empresas que vendan bienes o servicios digitales a consumidores finales de otros países de la UE tendrán que ajustar sus procesos de facturación y de declaración. Esto afecta de forma más directa a los vendedores de comercio electrónico, las empresas SaaS y los proveedores de contenido digital.
Aquí es donde se vuelve práctico. La mayoría de los sistemas ERP generan las facturas en PDF. Pasar a la facturación electrónica estructurada exige cambios en varios niveles:
Formato de la factura. Su sistema tiene que generar XML según la norma UBL 2.1 o EN 16931. No basta con añadir un botón de exportación. La estructura de datos debe incluir campos obligatorios (identificadores de esquema, códigos de país, códigos de categoría de IVA) que muchos sistemas hoy no recogen. Por ejemplo, la mayoría de las facturas carecen hoy de un campo Buyer Reference u Order Reference, aunque en los formatos estructurados son campos habituales.
Validación antes del envío. Una factura estructurada pasa por una validación automática. Si falta un dato o tiene un formato incorrecto, la factura se rechaza. Esto exige lógica de validación dentro del propio ERP, no más adelante en el sistema contable. La validación debe cubrir la corrección del esquema XML y también las reglas de negocio. Por ejemplo, que el total coincida con la suma de las líneas más el IVA.
Flujos de aprobación. Si las aprobaciones de facturas se hacen por correo o en carpetas compartidas, ese proceso tiene que trasladarse a un sistema. Quién aprobó, cuándo y qué cambió pasa a formar parte de la pista de auditoría. Las empresas con aprobaciones de varios niveles (jefe de departamento, director financiero, administrador) necesitan flujos definidos con funciones y plazos claros.
Archivado. Las facturas electrónicas deben conservarse en su formato original durante el periodo de retención que exige la ley. Una copia en PDF no sirve. El archivo debe conservar el fichero XML junto con los metadatos y garantizar la integridad de los datos durante todo el periodo de conservación.
Integración con los pagos. Si su ERP genera órdenes de pago, estas deben cuadrar con la factura electrónica. Las referencias, los símbolos variables y los identificadores tendrán que asignarse a campos estructurados. Los bancos están migrando al formato de mensajes de pago ISO 20022, y el vínculo entre la factura y el pago tendrá que funcionar de forma automática.
Cada país fijará su propio calendario de implantación dentro de este marco. Las empresas que esperen a la legislación nacional tendrán menos tiempo para ajustar sus sistemas cuando se anuncien los plazos. La experiencia de Italia y Polonia muestra que la implantación real lleva a las empresas de 12 a 18 meses, según la complejidad de sus sistemas.
El cambio a la facturación electrónica no es solo un proyecto de TI. Cambia la forma en que el equipo financiero trabaja a diario.
Los contables que hoy vuelven a teclear los datos de las facturas recibidas recibirán directamente datos estructurados. Esto reduce los errores, pero exige nuevos controles para la importación automática. Cotejo con los pedidos, detección de duplicados, marcado de líneas inusuales. Si hoy alguien revisa manualmente cada factura antes de contabilizarla, esa comprobación tiene que pasar al sistema, con excepciones definidas que sigan requiriendo revisión humana.
Las aprobaciones de facturas necesitarán flujos definidos con funciones, plazos y vías de escalado. En las empresas más pequeñas, donde una sola persona lo aprueba todo, el cambio es menor. En las empresas con varios departamentos y una facturación superior al millón de euros, exige un diseño cuidadoso de los procesos.
Los cierres mensuales del IVA se basarán en los datos que el sistema ya haya transmitido a la administración. Cualquier discrepancia entre las cifras comunicadas y las declaradas será visible de inmediato. Esto traslada el papel del equipo contable de la "recopilación" mensual de facturas al seguimiento continuo de datos procesados de forma automática.
A menudo se presenta ViDA como un asunto de las grandes empresas que procesan miles de facturas al mes. Pero las empresas más pequeñas también notarán el impacto, solo que de otra manera.
Una empresa que emite 50 facturas al mes probablemente se las arregle con un módulo de su software contable actual. Pero ese módulo también tiene que producir el formato correcto. Si su programa de contabilidad actual no admite una salida conforme con ViDA, tendrá que cambiar. Y migrar los datos contables con la presión de un plazo no es algo que quiera vivir.
Para los autónomos y las microempresas, es probable que la administración tributaria ofrezca interfaces simplificadas o herramientas gratuitas, como hizo Italia con su sistema SDI. Aun así, tiene que entender qué datos exige el sistema y de dónde salen dentro de su flujo de trabajo.
No espere a la legislación. Trace el recorrido actual de sus facturas, desde la emisión hasta la contabilización. Localice los puntos donde los datos se vuelven a teclear a mano, donde se usan formatos no estructurados, donde falta la validación. Cuente cuántas facturas procesa al mes y cuánto tiempo dedica su equipo al tratamiento manual.
Si tiene previsto actualizar su ERP, incluya en los requisitos la compatibilidad con UBL/EN 16931 y las API para recibir facturas electrónicas. Si utiliza software propio, empiece por analizar el modelo de datos de sus entidades de factura. Compruebe si su sistema puede generar XML válido, validarlo con la norma y archivarlo en el formato correcto.
¿Quiere que revisemos cómo afronta su procesamiento de facturas el cambio a ViDA? Póngase en contacto, lo vemos juntos.
Responsable de marketing y contenidos en Rise.sk. Trabaja en estrategia de contenidos B2B y en explicar temas técnicos con claridad a responsables de decisión y equipos de entrega.
Los bancos de la UE deben enviar y recibir pagos inmediatos antes de finales de 2025. Llega la verification of payee. Esto es lo que significa para la conciliación, la prevención del fraude y su ERP.
La AI Act no es solo un tema jurídico. Las empresas necesitan un inventario de las herramientas de IA, los responsables, los datos, los riesgos, los registros, la revisión humana y las responsabilidades de los proveedores.
El EIC Accelerator ofrece hasta 17,5 millones de euros en subvención y capital combinados. Eurostars financia I+D transfronteriza. Un mapa de la financiación de crecimiento para empresas de producto en 2026.
Su contexto determina la respuesta
