Ha az Ön cége még PDF-mellékletként küldi a számláit, akkor ez a szabályozás Önre is vonatkozik. Az EU Tanácsa 2025. március 11-én elfogadta a VAT in the Digital Age (ViDA) csomagot. 2025. április 14-től a tagállamok előírhatják a vállalkozásoknak, hogy a számlákat strukturált elektronikus formátumban állítsák ki. Nem PDF-ben. Nem beszkennelt papíron. Géppel olvasható fájlokban, amelyeket az Ön rendszerei fel tudnak dolgozni anélkül, hogy bárkinek újra be kellene gépelnie az adatokat.
A legtöbb cégnél nem változik meg minden egyik napról a másikra. De az irány adott, és a határidők valósak.
A ViDA három mechanizmust vezet be, amelyek minden, az EU-n belül kereskedő vállalkozást érintenek:
Strukturált e-számlázás. A számla többé nem olyan dokumentum, amelyet valaki megnyit és elolvas. Meghatározott formátumú (jellemzően UBL vagy CII) adatüzenetté válik, amelyet a rendszerek automatikusan küldenek és fogadnak. A cél a kézi feldolgozás megszüntetése. Egy cég többé nem küldhet e-mailben egy PDF-et azzal, hogy az e-számla. A formátumnak meg kell felelnie az EN 16931 európai szabványnak, különben a fogadó fél egyszerűen visszautasíthatja.
Digitális áfa-adatszolgáltatás. A tagállamok előírhatják a vállalkozásoknak, hogy a számlaadatokat közvetlenül az adóhatóságnak továbbítsák, valós időben vagy rövid késleltetéssel. Több ország már így működik. Lengyelország bevezette a KSeF-et, Magyarország évek óta működteti az RTIR-t, Olaszország pedig már 2019-ben kötelezővé tette az e-számlázást. Olaszország két éven belül több milliárd eurós csökkenésről számolt be az áfarésben. Pontosan ezek a számok azok, amiért a többi ország is gyorsan lép.
OSS/IOSS-változások. 2027 januárjától módosulnak a One Stop Shop és az Import One Stop Shop szabályai. Azoknak a cégeknek, amelyek más EU-országok végfelhasználóinak értékesítenek termékeket vagy digitális szolgáltatásokat, hozzá kell igazítaniuk a számlázási és adatszolgáltatási folyamataikat az új követelményekhez. Ez a legközvetlenebbül a webshopokat, a SaaS-cégeket és a digitális tartalomszolgáltatókat érinti.
Itt válik gyakorlativá a dolog. A legtöbb ERP-rendszer PDF-ként állítja elő a számlákat. A strukturált e-számlázásra való áttérés több szinten is változtatásokat igényel:
Számlaformátum. Az Ön rendszerének UBL 2.1 vagy EN 16931 szabvány szerinti XML-t kell előállítania. Egy exportgomb hozzáadása nem elég. Az adatszerkezetnek olyan kötelező mezőket kell tartalmaznia (sémaazonosítók, országkódok, áfakategória-kódok), amelyeket sok rendszer ma nem gyűjt. A legtöbb számlán például ma nincs Buyer Reference vagy Order Reference mező, pedig a strukturált formátumokban ezek szokásosak.
Küldés előtti validáció. A strukturált számla automatikus validáción megy keresztül. A hiányzó vagy hibás adatok a számla elutasítását jelentik. Ehhez magában az ERP-ben van szükség validációs logikára, nem pedig utólag, a könyvelési rendszerben. A validációnak le kell fednie az XML-séma helyességét és az üzleti szabályokat is. Például azt, hogy a végösszeg megegyezik a tételsorok és az áfa összegével.
Jóváhagyási folyamatok. Ha a számlák jóváhagyása e-mailben vagy megosztott mappákban zajlik, ezt a folyamatot egy rendszerbe kell átvinni. Az, hogy ki, mikor hagyta jóvá, és mi változott, az auditnyomvonal részévé válik. A többszintű jóváhagyással dolgozó cégeknek (osztályvezető, pénzügyi igazgató, ügyvezető) egyértelmű szerepkörökkel és határidőkkel meghatározott folyamatokra van szükségük.
Archiválás. Az elektronikus számlákat a törvényben előírt megőrzési ideig eredeti formátumukban kell tárolni. Egy PDF-másolat nem elegendő. Az archívumnak a metaadatokkal együtt kell megőriznie az XML-fájlt, és a teljes megőrzési időszak alatt garantálnia kell az adatok sértetlenségét.
Fizetési integráció. Ha az Ön ERP-je fizetési megbízásokat állít elő, ezeknek összhangban kell lenniük az e-számlával. A hivatkozásokat, a variábilis szimbólumokat és az azonosítókat strukturált mezőkre kell leképezni. A bankok áttérnek az ISO 20022 fizetésiüzenet-formátumra, és a számla és a fizetés közötti kapcsolatnak automatikusan kell működnie.
Az egyes országok ezen a kereten belül maguk határozzák meg a bevezetés ütemtervét. Azok a cégek, amelyek a nemzeti jogszabályra várnak, kevesebb idővel rendelkeznek majd a rendszerek átalakítására, amint kihirdetik a határidőket. Az olaszországi és lengyelországi tapasztalatok azt mutatják, hogy a tényleges bevezetés a rendszerek összetettségétől függően 12-től 18 hónapig tart a cégeknél.
Az e-számlázásra való áttérés nem csupán IT-projekt. Megváltoztatja, hogyan dolgozik a pénzügyi csapat a mindennapokban.
Azok a könyvelők, akik ma a beérkező számlák adatait újra begépelik, ezután közvetlenül strukturált adatokat kapnak. Ez csökkenti a hibákat, de új ellenőrzéseket igényel az automatikus importhoz. Megrendeléshez való párosítás, duplikátumok felismerése, szokatlan tételsorok megjelölése. Ha ma valaki minden számlát kézzel ellenőriz a könyvelés előtt, ezt az ellenőrzést be kell vinni a rendszerbe, olyan meghatározott kivételekkel, amelyek továbbra is emberi ellenőrzést igényelnek.
A számlák jóváhagyásához szerepkörökkel, határidőkkel és eszkalációs útvonalakkal meghatározott folyamatokra lesz szükség. A kisebb cégeknél, ahol egyetlen ember hagy jóvá mindent, a változás csekély. A több részleggel és egymillió eurót meghaladó árbevétellel rendelkező cégeknél gondos folyamattervezést igényel.
A havi áfazárások olyan adatokra épülnek majd, amelyeket a rendszer már továbbított a hatóságoknak. A jelentett és a bevallott számok közötti bármilyen eltérés azonnal láthatóvá válik. Ezzel a könyvelői csapat szerepe a havi "számlagyűjtésről" az automatikusan feldolgozott adatok folyamatos felügyeletére helyeződik át.
A ViDA-t gyakran úgy állítják be, mint ami a havonta több ezer számlát feldolgozó nagyvállalatok ügye. De a kisebb vállalkozások is megérzik a hatását, csak másképp.
Egy havi 50 kimenő számlát kiállító cég valószínűleg beéri a meglévő könyvelőprogramjának egy moduljával. De ennek a modulnak is a megfelelő formátumot kell előállítania. Ha az Ön jelenlegi könyvelőprogramja nem támogatja a ViDA-nak megfelelő kimenetet, váltania kell. A könyvelési adatok határidő szorításában történő migrálása pedig nem az a fajta élmény, amelyre vágyik.
Az egyéni vállalkozók és a mikrovállalkozások számára az adóhatóság valószínűleg egyszerűsített felületeket vagy ingyenes eszközöket biztosít majd, ahogy Olaszország tette az SDI rendszerével. De még így is meg kell értenie, milyen adatokat igényel a rendszer, és honnan származnak azok az Ön folyamatában.
Ne várjon a jogszabályra. Térképezze fel a számlák jelenlegi útját a kiállítástól a könyvelésig. Keresse meg azokat a pontokat, ahol az adatokat kézzel gépelik újra, ahol strukturálatlan formátumokat használnak, ahol hiányzik a validáció. Számolja össze, hány számlát dolgoz fel havonta, és mennyi időt tölt a csapata a kézi feldolgozással.
Ha ERP-frissítést tervez, vegye be a követelmények közé az UBL/EN 16931 támogatását és az e-számlák fogadására szolgáló API-kat. Ha saját szoftvert üzemeltet, kezdje a számlaentitások adatmodelljének elemzésével. Ellenőrizze, hogy a rendszere képes-e érvényes XML-t előállítani, azt a szabvány szerint validálni és a megfelelő formátumban archiválni.
Szeretné, ha megnéznénk, hogyan birkózik meg a számlafeldolgozása a ViDA-ra való áttéréssel? Vegye fel velünk a kapcsolatot, közösen végigmegyünk rajta.
A Rise.sk marketing- és tartalomvezetője. B2B tartalomstratégiával foglalkozik, és a műszaki témákat érthetővé teszi a döntéshozók és megvalósító csapatok számára.
Az EU bankjainak 2025 végéig azonnali fizetéseket kell küldeniük és fogadniuk. Jön a verification of payee. Íme, mit jelent ez az egyeztetés, a csalásmegelőzés és az ERP-je számára.
Az AI Act nem csupán jogi téma. A vállalatoknak leltárra van szükségük az AI-eszközökről, a tulajdonosokról, az adatokról, a kockázatokról, a naplókról, az emberi felülvizsgálatról és a szállítói felelősségekről.
Az EIC Accelerator akár 17,5 millió eurót kínál vegyes támogatásból és tőkéből. Az Eurostars határokon átnyúló K+F-et finanszíroz. Térkép a termékcégek növekedési finanszírozásához 2026-ban.
Az Ön helyzete határozza meg a választ
