Slovensko.sk und die Digitalisierungsmilliarden: Warum große IT-Projekte scheitern und wie man das ändert

Slovensko.sk sollte das Tor zu einer modernen digitalen öffentlichen Verwaltung sein. Nach Jahren der Investitionen und Milliarden aus EU-Fonds ist die Realität gemischt. Manche Dienste funktionieren, viele sind umständlich, und die Bürger meiden sie. Der neue Aufbauplan bringt weitere Hunderte Millionen Euro für die Digitalisierung. Diesmal muss es anders laufen.

Wo die Milliarden verschwinden

Laut dem Obersten Rechnungshof wurden seit 2014 mehr als 1,5 Milliarden Euro aus EU-Fonds für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung bereitgestellt. Die Ergebnisse sind ungleichmäßig. Laut aktuellen Umfragen nutzen weniger als 30 % der Bürger die elektronischen Dienste des Staates freiwillig. Der Rest nur dann, wenn er muss.

• Slovensko.sk funktioniert, aber die Benutzererfahrung bleibt hinter kommerziellen Standards zurück
• Elektronische Postfächer sind für Unternehmen verpflichtend, doch die UX schreckt selbst technisch versierte Nutzer ab
• Viele Ressortsysteme kommunizieren noch immer nicht miteinander

Das Problem ist nicht die Technologie. Das Problem ist, wie öffentliche IT-Projekte gesteuert werden.

Warum große IT-Projekte scheitern

Die meisten öffentlichen IT-Projekte folgen noch immer dem Wasserfallmodell. Eine lange Spezifikation, eine lange Ausschreibung, eine lange Entwicklung. Bis das System geliefert wird, haben sich die Anforderungen längst geändert, und niemand hat die Spezifikation inzwischen nachgezogen. Dazu kommt die Größe. Statt kleiner, messbarer Schritte werden riesige Projekte im Wert von mehreren zehn Millionen vergeben, und je größer das Projekt, desto größer das Risiko, dass es auf einen Schlag scheitert.

Die Ausschreibung entsteht zudem aus rechtlichen Anforderungen und nicht aus den Bedürfnissen echter Nutzer. So entstehen Systeme, die formal dem Gesetz entsprechen und die zugleich niemand nutzen will. Die öffentliche Auftragsvergabe führt dann oft zur Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter. Niemand sonst kann das System erweitern oder reparieren, und der Anbieter diktiert die Preise.

Über allem fehlt das Produktmanagement. Öffentliche IT-Projekte haben keinen Product Owner, also misst niemand, ob das System das Problem tatsächlich löst, und niemand verfolgt Nutzungskennzahlen. Das Projekt wird „abgeschlossen“, und alle machen weiter.

Wie man öffentliche IT-Projekte anders steuert

Erfahrungen aus Ländern wie Estland, Dänemark und Großbritannien zeigen, dass es auch anders geht.

Ein großes Projekt lässt sich in Phasen von 3 bis 6 Monaten aufteilen, wobei jede Phase etwas liefern muss, das mit echten Nutzern getestet werden kann. Die Vergabe kann wiederum offene APIs und Standards fordern, um Vendor-Lock-in zu vermeiden und die Integration verschiedener Systeme zu ermöglichen. Das sind keine technischen Details. Sie entscheiden darüber, ob sich das System später erweitern lässt oder von Grund auf neu geschrieben werden muss.

Jedes öffentliche IT-System braucht außerdem einen Product Owner, der für die Benutzererfahrung und messbare Ergebnisse verantwortlich ist. Die Kennzahlen gehören auf öffentliche Dashboards, damit sichtbar wird, wie viele Menschen den Dienst nutzen, wie hoch die Abschlussquoten von Prozessen sind und wie lange die Bearbeitung im Durchschnitt dauert. Und das Projekt sollte in regelmäßigen Abständen jemand von außen bewerten. Nicht der Anbieter, sondern ein unabhängiges Team, das prüft, ob das Projekt noch das ursprüngliche Problem löst.

Unsere Erfahrung

Bei einem Projekt für die öffentliche Verwaltung haben wir zweiwöchige Iterationen anstelle halbjährlicher Lieferungen durchgesetzt. In den ersten drei Monaten haben wir mit dem Kunden vier Prototypen getestet, und das endgültige System sah völlig anders aus als in der ursprünglichen Spezifikation vorgesehen. Es funktionierte besser. Genau deshalb gehen wir jedes Projekt iterativ an und beginnen mit einem Prototyp statt mit einer 200-seitigen Spezifikation.

Wir glauben, dass auch der öffentliche Sektor Software verdient, die die Menschen wirklich nutzen wollen.

Die nächsten Milliarden für die Digitalisierung sind eine Chance, keine Selbstverständlichkeit. Wenn sie denselben Regeln wie bisher folgen, werden die Ergebnisse dieselben sein. Kleinere Projekte, Iterationen, Product Ownership und Transparenz sind das, was der Slowakei endlich E-Dienste bringen kann, auf die sie stolz sein kann.

Wenn Sie einen Partner für die Entwicklung digitaler Dienste suchen, der mit einem Prototyp statt mit Ausschreibungsunterlagen beginnt, melden Sie sich bei uns.